寫在文首：

隨著越來越多的活動虛擬化，為工作人員、與會者、演講者和參展商提供他們需要的信息和培訓(xùn)，讓他們對這個領(lǐng)域充滿信心，是很重要的。

正如我上周所寫的，COVID-19已經(jīng)導(dǎo)致許多協(xié)會將他們的現(xiàn)場活動轉(zhuǎn)化為虛擬活動。雖然很高興看到組織者能如此訊速地實現(xiàn)這一點，但這往往需要參會者適應(yīng)新技術(shù)并學(xué)會如何在虛擬環(huán)境中最有效地參與。以下四點建議希望對你及你的協(xié)會有幫助。

工作人員。你可能很幸運，在你的團隊中有一個精通策劃和執(zhí)行虛擬活動的人。但如果不是這樣，考慮一下如何讓工作人員獲得他們需要的知識。一個可靠的選擇是在您用于最佳實踐和培訓(xùn)的虛擬會議平臺上查看您的聯(lián)系人。另一個建議是:如果有足夠的時間，鼓勵員工向行業(yè)同事尋求建議。(這樣做還有一個好處，就是可以幫助他們在社交疏遠的時候保持聯(lián)系。)此外，可以考慮進行一次彩排，讓工作人員提前幾天演練虛擬活動，這將有助于他們在活動正式開始之前解決任何問題。

與會者。如果這是你第一次要求與會者登錄一個虛擬平臺來學(xué)習(xí)和交流，那么進行一些培訓(xùn)是必要的。在你的虛擬活動開始前一周左右，可以考慮舉辦一個網(wǎng)絡(luò)研討會，在那里你可以學(xué)習(xí)使用這個平臺的基本知識，并給與會者提問的機會。另外，一定要為每位與會者提供一本說明手冊，內(nèi)容包括如何在會議中提問等以及其他常見問題。

演講者。在現(xiàn)場活動中演講和在虛擬環(huán)境中與與會者交流是不一樣的，所以在活動開始前，請與演講者舉行一次網(wǎng)絡(luò)研討會，幫助他們在熟悉虛擬環(huán)境。就如何制作幻燈片、穿著以及在僅限在線的活動中發(fā)言時使用什么背景材料提供建議。你甚至可以給每一位演講者做三分鐘的測試運行。如果你是前期錄制的演講者，一定要詳細說明他們需要的文件類型，以及一些最佳錄制方法。

參展商。如果你的虛擬活動邀請了參展商，請像在現(xiàn)場活動時那樣為參展商提供指導(dǎo)。此外，一定要強調(diào)他們在參加虛擬活動時收到的數(shù)據(jù)，包括誰參加了活動，他們各自的參會時間，參觀了哪些展位，下載了哪些文件，是否使用社交媒體以及問了哪些問題。別忘了提醒參展商，他們在展臺上提供的內(nèi)容越多（比如信息表、視頻或網(wǎng)絡(luò)鏈接），他們得到的關(guān)注就會越多。

本文作者 | Samanthe Whitehorne

來源丨 Associations Now

翻譯丨“社團管理資訊平臺”（ID：ASAEChina）

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